Vacature Office Manager (24 – 40 uur)

Functie:
De Office Manager is het eerste aanspreekpunt en het visitekaartje voor onze klanten, leveranciers en overige externe relaties. Je bent verantwoordelijk voor een goede organisatie en coördinatie van de interne processen in het bedrijf. Als Office Manager ben je iemand die graag van alles op de hoogte is en kun je probleemloos inspelen op veranderende situaties waarin je snel moet schakelen.

Je hoofdtaken binnen deze veelzijdige functie zijn:
• Inkomend telefoonverkeer afhandelen en/of doorschakelen
• Beheer en afhandeling van inkomende e-mail (eigen & algemene e-mail boxen)
• Maken en/of voorbereiden van offertes in ons software systeem
• Beheren van de agenda’s van de technici
• Plannen van opdrachten voor de technici en het bewaken van deze planning – schakelen met technici, klanten en locaties
• Verzamelen van de voor opdrachten benodigde aanvullende informatie zoals programma’s, tijdschema’s, tekeningen, e.d.
• Nabellen van gemaakte offertes of projectleiders hierin ondersteunen
• Ontvangst van gasten en klanten
• Verwerken van inkomende en uitgaande post/pakketten
• Kantoor- en kantinevoorraden beheren en bestellingen plaatsen
• Opstellen van brieven, contracten, reparatieverzoeken e.d.
• Maken van notulen/de actielijst van de personeelsvergadering

De functie kan worden uitgebreid met marketing/communicatie/multimedia design gerelateerde taken, zoals beheer/vormgeving van de website, social media en andere communicatie uitingen.

Profiel:
• Je hebt een aantal jaren relevante werkervaring, bij voorkeur in een soortgelijke functie
• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding, een afgeronde HBO opleiding is een pré, bij voorkeur een officemanagement, secretariële of (marketing)communicatie opleiding.
• Je hebt het vermogen om te kunnen prioriteren en bent in staat om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail
• Je bent pro-actief, kunt zelfstandig werken en durft verantwoordelijkheid te nemen
• Je kunt vanuit commercieel oogpunt denken en pikt verkoopsignalen op
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en een goede beheersing van de Engelse taal
• Je hebt goede kennis van het Microsoft Office pakket
• Je vindt het leuk om in een klein team te werken, weet van aanpakken en stelt je flexibel op
• Je bent representatief, sociaal en communicatief vaardig
• Je hebt de ambitie om mee te groeien met het bedrijf, eigen initiatief hierin wordt op prijs gesteld

Wat bieden we jou:
Een zeer afwisselende baan in een dynamisch en groeiend bedrijf met een compacte organisatiestructuur. Je komt te werken in een enthousiast team en een informele en prettige werksfeer. Samenwerking en kwaliteit staan hoog in het vaandel en er is genoeg ruimte voor eigen inbreng. Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden passend bij ervaring en opleidingsniveau.

Is dit wat voor jou?
Is je interesse gewekt en denk jij een versterking te kunnen zijn voor ons team? Stuur dan je motivatie en CV naar solliciteren@dynamic.nu t.a.v. Renée Linssen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.